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Para municipios, el Senado y representantes de distritoQue ningún ciudadano se quede sin respuesta, y que cada caso tenga seguimiento.
La IA contesta cada llamada y cada mensaje de WhatsApp al momento, agenda citas, envía documentos y manda recordatorios. Cada caso queda registrado, con un responsable y en un tablero, hasta que se resuelve. Su equipo se dedica a los casos que requieren trato humano.
Demostración de 30 a 45 minutos · Sin costo ni compromiso
Oficina de Atención al Ciudadano
Agente con IA activo
Buenas, ¿cómo pido que recojan unos escombros frente a mi casa?
¡Hola! Soy el asistente virtual de la oficina. Con gusto le ayudo. ¿Me indica la dirección y qué tipo de escombro es?
Calle 4, Urb. Las Flores. Son ramas del patio.
Listo, su solicitud quedó registrada con el número de caso 1048. Obras Públicas le dará seguimiento y le aviso por aquí cuando esté programada.
Lo que pasa hoy en muchas oficinas, y cómo se resuelve
Cada día llegan llamadas y mensajes con solicitudes de ayuda, gestiones con agencias, citas y orientación. Detrás de cada uno hay una persona esperando respuesta. Estas son las situaciones que más vemos:
Llamadas sin contestar en horas pico, después de las 4:00 p.m. y en fines de semana.
La IA contesta cada llamada y cada mensaje al momento, de día, de noche y en fines de semana.
Ciudadanos que escriben por WhatsApp y se quedan "en visto" porque nadie tenía asignado el mensaje.
Todos los mensajes llegan a una sola bandeja. Cada caso tiene un responsable y nada se queda sin dueño.
Casos guardados en el celular personal de un empleado. Si esa persona se va, el seguimiento se va con ella.
El historial de cada ciudadano queda en el panel de la oficina, no en el teléfono de nadie.
Para saber cuántos casos hay abiertos, quién los atiende y cuáles están atrasados, hay que preguntar uno por uno.
Un tablero muestra en tiempo real cada caso, su etapa, su responsable y lo que está atrasado.
Citas que se olvidan, documentos que se piden dos veces y gente que vuelve a llamar: "¿en qué quedó lo mío?".
La IA agenda la cita, envía los documentos y manda los recordatorios sola. El ciudadano sabe en qué va su caso.
Personal valioso contestando las mismas preguntas todo el día en vez de resolver los casos difíciles.
La IA contesta lo repetitivo con la información que la oficina aprobó. El equipo se dedica a lo que requiere criterio.
Cada caso sin respuesta le cuesta confianza a la oficina y le suma trabajo al equipo.
Cómo funciona
El ciudadano llama o escribe como siempre. La IA lo atiende al momento y, si no puede resolverlo, se lo pasa a la persona correcta.
1. El ciudadano llama o escribe
Por teléfono, WhatsApp, Messenger o Instagram, a cualquier hora.
2. La IA lo atiende al momento
Entiende la solicitud, contesta con la información aprobada y pregunta lo que falta.
¿Puede resolver la solicitud?
Sí
- Crea la cita
- Envía los documentos necesarios
- Programa los recordatorios
No
- Asigna el caso a una persona del equipo
- Le pasa el resumen de la conversación
- Marca la prioridad si es urgente
Un tablero con cada caso, de la solicitud a la solución
Cada caso se mueve por etapas con un clic. Proponemos estas y las ajustamos a la forma de trabajar de su oficina. El jefe de oficina ve el tablero completo en tiempo real.
- 1
Nuevo caso
Entra por llamada o WhatsApp y la IA lo atiende.
- 2
En atención
La IA o una persona del equipo trabaja la solicitud.
- 3
Pendiente de documentos
Se esperan documentos del ciudadano o de una agencia.
- 4
Cita programada
La IA agendó la cita y envía los recordatorios.
- 5
Gestión con agencia
El equipo da seguimiento a la gestión externa.
- 6
Resuelto
Se le informa al ciudadano y el caso se cierra con su historial.
Nuevo caso2
Recogido de escombros
Orientación sobre ayudas
Pendiente de documentos1
Certificación de residencia
Cita programada1
Cita con el equipo de la oficina
Resuelto1
Poste de luz apagado
Ejemplo ilustrativo con casos inventados.
Quién hace qué, y en qué va cada gestión
Los casos que requieren gestión se convierten en tareas con responsable. Así el seguimiento no depende de la memoria de nadie, y el jefe de oficina ve el avance sin interrumpir a cada persona.
Por ejemplo
Un ciudadano pide ayuda con un trámite ante una agencia:
IA
Recibe y registra
Persona A
Reúne los documentos
Persona B
Gestiona con la agencia
Resuelto
Se le informa al ciudadano
Hecho para las oficinas que atienden al pueblo
Lo configuramos según cómo trabaja cada oficina, sus dependencias y sus horarios.
Municipios y sus dependencias
Alcaldía, Oficina de Atención al Ciudadano, Obras Públicas, Servicios Sociales, Recreación y Deportes, Manejo de Emergencias y las oficinas que atienden al pueblo. Cada dependencia ve sus casos y la alcaldía ve todo.
Oficinas del Senado
Senadores por distrito y por acumulación: solicitudes de ayuda, gestiones con agencias, citas y orientación, con un tablero para el jefe de oficina.
Representantes de distrito
Oficinas de distrito de la Cámara que atienden a su comunidad todos los días y necesitan que ningún caso se pierda entre llamadas, mensajes y visitas.
Para el alcalde, senador o representante
- Ve el estado de todo el servicio sin depender de informes de palabra.
- Una oficina que se siente accesible y organizada.
- Informes de volumen y actividad para mostrar el trabajo que se hace.
Para el equipo
- Menos llamadas repetitivas.
- Cada caso asignado con claridad y con su historial.
- Seguimientos automáticos y documentos en PDF listos para enviar en un clic.
Para la ciudadanía
- Respuesta inmediata a cualquier hora.
- Citas, documentos y recordatorios sin tener que esperar.
- No tiene que repetir su caso cada vez que llama.
Control, privacidad y supervisión humana
La IA asiste al equipo. No lo reemplaza ni toma decisiones por la oficina. Antes de activar el servicio, definimos juntos:
Qué resuelve la IA y qué pasa a una persona
Se define junto a la oficina: información, citas y envío de documentos los puede resolver la IA. Lo que requiere criterio o trato humano pasa siempre al equipo.
La IA se identifica como IA
El primer mensaje dice que es un asistente de inteligencia artificial, y en las llamadas se da el aviso de grabación que corresponda según la ley.
Solo información aprobada
La IA contesta con las respuestas y los documentos que la oficina aprobó. No inventa trámites ni hace promesas.
Quién ve qué
Permisos por usuario y por dependencia, y supervisión del jefe de oficina sobre todas las conversaciones.
Datos de la ciudadanía protegidos
Antes de activar, se acuerda cómo se protege y cuánto tiempo se guarda la información, incluidos los datos sensibles, según las políticas que apliquen a la oficina.
Avisos solo a quien los pidió
Si la oficina quiere enviar avisos o llamar, se hace solo a ciudadanos que escribieron, llenaron un formulario o autorizaron que los contacten.
Cómo lo ponemos a funcionar
1. Descubrimiento con su equipo
Tipos de solicitudes, horarios, documentos frecuentes y quién atiende qué.
2. Configuración
Conexión de WhatsApp y de la línea de llamadas, base de conocimiento y documentos aprobados, etapas del tablero y usuarios.
3. Piloto controlado
Se activa con un tipo de solicitud o un horario, con supervisión cercana y ajuste de respuestas.
4. Operación completa
Se amplía a todos los canales, casos y dependencias, con informes y acompañamiento.
Inversión a la medida de su oficina
El precio depende de:
- El volumen de llamadas y conversaciones de WhatsApp.
- La cantidad de usuarios y dependencias.
- El alcance de la configuración de la IA: base de conocimiento, citas, documentos e integraciones.
- El acompañamiento durante el piloto.
Le presentamos una cotización formal después de la demostración, cuando conozcamos su volumen.
Coordinar una demo
Una oficina cercana a cada ciudadano, sin importar cuántas llamadas y mensajes lleguen.
Preguntas frecuentes
¿La IA reemplaza al personal de la oficina?
¿El ciudadano tiene que bajar una aplicación?
¿Qué pasa con los casos que la IA no puede resolver?
¿Sirve para un municipio con varias dependencias?
¿Podemos enviar avisos a la ciudadanía?
¿Cuánto cuesta?
¿Qué se ve en la demostración?
Vea cómo funcionaría en su oficina
En una demostración de 30 a 45 minutos le mostramos una llamada atendida por la IA, la creación de una cita, el envío de un documento, el recordatorio y el tablero con los casos.
Sin costo ni compromiso · Recomendamos que participe el jefe de oficina o quien coordina el servicio a la ciudadanía